З питаннями про те, куди звертатися за електронною трудовою книжкою, чи буде дійсним старий паперовий документ, журналіст PR.UA звернувся до відділення обслуговування громадян № 17 Головного управління Пенсійного фонду України в Донецькій області (Сервісний центр).
Сьогодні в Маріуполі та Україні набуває чинності Закон від 5 лютого 2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», розповіли PR.UA у відділенні обслуговування № 17, посилаючись на Пенсійний фонд України.
Законом вводиться облік трудової діяльності в електронній формі, що дозволяє не оформляти та не вести паперові трудові книжки.
Як оформити електронну трудову книжку?
Кожен громадянин має можливість через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) подати скан-копії своєї трудової книжки для зацифровки за допомогою кваліфікованого електронного підпису.
Основними перевагами ЕТК є можливість автоматичного призначення пенсій за віком за даними Реєстру при досягненні громадянами пенсійного віку і придбанні права на пенсію. Це сучасний замінник паперової трудової книжки, який дає можливість заздалегідь отримати для себе інформацію про наявний страховий стаж. У разі втрати паперової трудової книжки не потрібно буде витрачати час на відновлення даних, адже вони будуть збережені в електронному форматі.
Впровадження електронної трудової книжки є передумовою для подальшої реалізації автоматичного призначення пенсії (без додаткового звернення) за фактом настання пенсійного віку.
Переглянути наявну інформацію про себе, в т. ч. свій трудовий або страховий стаж, можна на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.
Чи будуть паралельно діяти паперові книжки? Скільки триватиме перехід на електронну систему?
З огляду на те, що в Державному реєстрі загальнообов'язкового державного соціального страхування містяться відомості про 13 млн працівників, його наповнення даними, які містяться в паперових трудових книжках, буде проведено в перехідний період протягом 5 років.
Оригінал паперової трудової книжки передається на зберігання працівнику як офіційний документ. Якщо працівник побажає продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов'язаний паралельно з електронним урахуванням трудової діяльності також внести в паперову трудову книжку запис про прийняття на роботу, переведення і звільнення.
Кому треба перенести інформацію з паперового в електронний варіант?
Відомості про трудову діяльність можуть вноситися як застрахованою особою, так і роботодавцем через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України (portal.pfu.gov.ua) у вигляді сканованих або зацифрованих копій, передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок і т. п.) з обов'язковим накладенням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.
Після внесення відомостей про трудову діяльність роботодавець зобов'язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові на руки під розпис. При цьому також передбачено обов'язок роботодавця вносити на вимогу працівника в паперову трудової книжки запису про прийняття на роботу, переведення і звільнення.
Як влаштуватися на роботу з 10 червня? Які для цього знадобляться документи? Чи можна буде влаштуватися без паперової книги?
Порядок прийняття на роботу передбачений Кодексом Закону України про працю в залежності від посади та місця роботи громадянина.
На веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду України працює дистанційний онлайн-сервіс - «Електронна трудова книжка» і створена функція «Надання скан-копій трудової книжки».
Засканована трудова книжка може бути подана: застрахованою особою через персональний кабінет на веб-портал Пенсійного фонду України; роботодавцем через кабінет страхувальника на веб-портал Пенсійного фонду з обов'язковою згодою особи на обробку персональних даних.
Паперова трудова книжка повинна бути оформлена відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 №58.
Технічні вимоги до скан-копії:
1. Скан-копія повинна бути кольорова; 2. Необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку; 3. Скан-копії повинні бути чіткі і відображати назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника та безпосередньо самі записи (рекомендований дозвіл при скануванні - 300 dpi); 4. Формат зображення повинен бути .jpg або .pdf; 5. Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 Мб.
Формування і подача скан-копій трудової книжки через веб-портал
Користувачеві, який зареєструвався на веб-порталі Пенсійного фонду за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), надається можливість сформувати звернення для подання скан-копій трудової книжки, підписати його КЕП і відправити його до підсистеми ІКІС ПФУ «Звернення».
Для цього в особистому кабінеті користувача є блок «Комунікації з ПФУ» - «Надання скан-копій трудової книжки».
При вході користувачеві надається інформаційне повідомлення з підготовки скан-копій трудової книжки до початку формування звернення.
Кнопка «Відправити в ПФУ» - призначена для підпису і посилання звернення до ПФУ. Надається тільки після заповнення всіх необхідних даних звернення. При цьому виконується контроль наявності даних КЕП особи (лічених при аутентифікації на веб-портал) - якщо дані є, вони беруться для підпису; якщо дані втрачено (в процесі роботи веб-порталу користувач перечитував сторінки), користувачеві надається інтерфейс введення даних КЕП.
Після коректного відправлення до ПФУ користувачеві надається повідомлення «Запис збережено і відправлено на розгляд до ПФУ. Результат обробки звернення можна подивитися в пункті особистого кабінету «Мої звернення».
Як скористатися сервісом «Автоматичне призначення пенсії»?
Сервіс «Автоматичне призначення пенсії» дозволяє: надати необхідну для призначення пенсії інформацію завчасно; провести перевірку наявних у Пенсійному фонді даних, залишаючись вдома.
Як скористатися сервісом:
1. Авторизуйтесь на веб-порталі Фонду portal.pfu.gov.ua за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП). 2. Заповніть анкету-заяву для автоматичного призначення. 3. Додайте скановані копії документів. 4. Підпишіть анкету-заяву КЕП та надішліть до Фонду.
Після обробки анкети-заяви чекайте інформацію про автоматичне призначення пенсії, дату призначення та розмір пенсії. Повідомлення надходить за допомогою СМС, засобами веб-порталу і через мобільний додаток.
Світлина з відкритих джерел